Каждому ответственному работнику необходимо знать, как правильно готовить документы для хранения, внутреннего пользования или для предоставления в другую организацию. Практика показывает, что существуют определенные правила, которых необходимо придерживаться.
Содержание статьи
Бланк прошито пронумеровано скреплено печатью
В любой организации существуют определенные требования к оформлению и хранению разных документов. При этом, необходимо руководствоваться закрепленными в законодательной базе правилами, в которых сказано о необходимости приклеивать на подготовленные и прошитые листы небольшой кусок бумаги, приблизительный размер которого в сантиметрах — 2 на 5.
как правильно прошито и пронумеровано образец
На нем прописывается:
Он должен закрывать нить прошивки таким образом, чтобы ее концы остались свободными. Образец вы можете видеть на фото ниже.
Это делается для того, чтобы документы не потерялись и их не мог никто подменить.
шаблоны прошито пронумеровано и скреплено печатью
Копии верны прошито пронумеровано и скреплено печатью образец
Существуют ситуации, когда необходимо подготовить копии оригиналов документов для внутреннего пользования или для предоставления в стороннюю организацию.
В этом случае необходимо:
- Изготовить ксерокопию.
- Поставить штамп «Верно» или «Копия верна» (можно написать от руки).
- Написать место, где хранится подлинник.
- Персональные данные ответственного работника и его подпись.
- Если в подшивке несколько листов, штамп организации ставится на всех.
- Ответственное лицо, имеющее личный штамп, может поставить свою печать на каждом листе.
образец для заполнения копия верна:
Для внутреннего пользования документов ставится заверяющая отметка организации.
Образец сторонним организациям:
заверение документа страницы, образец с несколькими и более страницами:
Шаблоны прошнуровано пронумеровано:
копия верна шаблоны
Оформление дел в делопроизводстве: лист прошито пронумеровано и скреплено печатью
Для каждого дела с документами необходимо завести папку, в которой хранятся прошитые листы с нумерацией и печатью.
Обложка для нее делается из картона, она может быть 3-х видов:
- Из стандартных листов А4.
- Нестандарт формируется исходя из размера подшиваемых бумаг.
- Для продолжительного хранения, не менее 25 лет, такого же формата, как и подшиваемые бумаги.
На обложке указывается:
- название предприятия;
- наименование структурного отдела;
- индекс документа;
- заголовок
- сохранность дела
- папка под номером
- количество листов;
- число, год, когда было сформировано дело.
образец обложки дела постоянного временного хранения
К делу необходимо приложить опись, в которой указать:
- его название;
- дату, когда оно было составлено;
- сколько будет храниться;
- описание (причина, согласно которой дело передается на хранение).
Следует обратить внимание на то, что нумеровать лист описи не нужно.
Чтобы сохранить целостность документов, листы обозначают арабскими цифрами
Правила нумерации:
- Нумеровать следует каждый лист, но не страницы.
- Номер листа в верхнем углу справа.
- Приложения нумеруются в общем порядке, после самого документа.
- Если в деле есть письма, сначала в нумерацию включается конверт и только потом прилагаемые к нему листы.
- Каждый том пронумеровывается отдельно.
- Если формат листа большой, нумерацию проставляют в верхнем углу справа.
Далее необходимо составить опись. В деле могут, так же, быть квитанции, чеки и другие документы. Сам лист нумеруется по общим правилам, если есть склейки, нужно указать количество склеенных листов. Когда все готово, нужно сделать заверительную наклейку следующего образца:
Как прошить пронумеровать и скрепить печатью журнал
Для формирования журнала используют твердый переплет, чтобы весь срок хранения документы сохраняли надлежащий вид. Если в него вкладываются копии, необходимо каждую копию заверять.
Проставлять нумерацию листов внутри журнала необходимо в соответствии с протоколом, при этом соблюдать условия:
- Сделать пять проколов при помощи шила или дырокола на полях документов таким образом, чтобы они не находили на текст.
- Проколы должны иметь между собой расстояние в три сантиметра.
- Большую партию листов для прокола делят не небольшие партии.
- Булавки и металлические скрепки не должны перекрывать свободный просмотр.
- Укладывают листы в хронологическом порядке, отталкиваясь от даты подписания..
Для скрепления документа используются прошивные нитки либо шпагат с дважды выполненной прошивкой.
После этого нужно:
- концы ниток выпустить из отверстий и завязать;
- наклейку с надписью наложить на нитевой узел;
- завизировать наклейку подписью ответственного сотрудника.
- печать расположить на листе и на наклейке.
Примеры:
Шаблоны пронумеровано прошнуровано заверено: при оформлении журнала
В заключении отметим, что наклейка должна представлять из себя бумажный прямоугольник, который, после завершения прошивки, наклеивается на узелок шва. На нити наносится клей, сверху — бирка. После высыхания клея делаются необходимые записи.
